Achiziţia de servicii de reuniuni hoteliere

1

Anunţ privind deschiderea competiţiei pentru atribuirea contractului având ca obiect achiziţia de servicii de reuniuni şi conferinţe organizate la hotel în cadrul implementării Proiectului cu titlul “Orientarea profesională şi calificarea angajaţilor din sectorul sanitar – O şansă pentru viitor!”ID 59703.

Data publicării anunţului pe site :   26 iunie 2012.

Ordinul Asistenților Medicali Generalisti, Moașelor si Asistentilor Medicali din România – OAMGMAMR, cod de identificare fiscală 15346984, cu sediul in municipiul Bucuresti, str. Ing. Zablovschi nr. 76, sectorul 1, organizată şi funcţionând în baza O.U.G. nr. 144/2008, reprezentată legal prin Preşedinte Mircea – Nicuşor TIMOFTE, anunţă organizarea procedurii de prospectare de piaţă „studiu al pieţei” pentru atribuirea contractului având ca obiect achizitia de servicii de reuniuni şi conferinţe organizate la hotel, cod CPV: 55000000-0, 55120000-7,  prin procedura deschisă a studiului de piață constând în primirea de oferte ca urmare a anunțului publicitar, reglementată de Instrucțiunea AMPOSDRU nr.26/31.08.2010 privind efectuarea achizițiilor publice necesare implementării proiectelor finantate prin POSDRU 2007- 2013, pentru atribuirea contractelor de achiziţie de produse, servicii sau lucrari finantate din FSE prin POSDRU 2007-2013, efectuate de catre beneficiari sau partenerii acestuia, care nu sunt autoritati contractante în conformitate cu art.8 din OUG nr.34/2006, cu modificările și completările ulterioare, sau nu îndeplinesc cumulativ condițiile prevăzute la art.9 lit.c1 din acceași ordonanța.
Procedura selectată: cercetarea pieței – studiu al pieței, prin publicarea pe pagina proprie de internet a  necesarului de achiziție, în vederea primirii de oferte.
OAMGMAMR este beneficiara unui contract de finanţare nerambursabilă prin programul FSE în România, conform contractului POSDRU/80/2.3/S/59703 pentru implementarea Proiectului cu titlul “Orientarea profesională şi calificarea angajaţilor din sectorul sanitar – O şansă pentru viitor!”.
Criteriul aplicat pentru stabilirea ofertei câştigătoare: preţul cel mai scăzut.

Toate informaţiile privind atribuirea contractului se pot obţine în urma solicitării adresate direct  achizitorului la numarul de telefon  0751.22.77.14. Pentru depunerea ofertelor de preţ vă rugăm să contactaţi OAMGMAMR la sediul  situat în Str. Ceasornicului nr. 8 sector 1 București cod postal:014.112. Persoana de contact Zenovia Ropotica,  e-mail: zenovia.ropotica@gmail.com,

Data şi ora limită pentru depunerea ofertelor:  02  iulie 2012, ora 11.30.

Termenul de valabilitate al ofertei: 15 zile de la data limită de depunere a ofertei.

1.Specificații tehnice ale serviciilor solicitate: structura sortimentală, caracteristici, cerințe minime obligatorii/ caiet de sarcini:
Prezentele specificații tehnice conțin informații privind regulile de bază care trebuie respectate de ofertanți pentru elaborarea propunerii tehnice și financiare în concordanță cu necesitățile achizitorului.
Cerinţele impuse prin prezentele specificatii sunt minimale. Ofertele care nu respectă cerințele specificațiilor tehnice sunt declarate neconforme și respinse.
Departajarea ofertelor se va face funcție de clasamentul rezultat prin aplicarea criteriului de atribuire stabilit: prețul cel mai scăzut.
Adresa organizatorului unde se derulează procedura de atribuire a contractului,  este: Str. Ceasornicului nr. 8 sector 1 București, tel: 021 310.08.90, fax: 021. 313.09.66.
Comunicarile cu privire la rezultatul selecției ofertelor primite vor fi făcute prin fax sau e-mail.
Ofertantul are obligația de a prezenta oferta pentru toata gama de servicii descrise mai jos, cu caracteristicile și în cantitățile  precizate. Nu se acceptă oferte parțiale.
Obiectiv: Asigurarea de servicii de reuniuni şi conferinţe organizate la hotel şi servicii hoteliere, în vederea desfăşurării unei conferinte de presa, in zona Maramures, în data de19 iulie 2012.

Rezultate asteptate în cadrul contractului

Furnizorul de servicii trebuie să asigure furnizarea următoarelor servicii şi facilităţi aferente:
1. Servicii de cazare pentru membrii echipei de implementare a proiectului, pentru numărul de nopţi estimate (18/19 iulie 2012). Standardul pentru cazare trebuie sa fie de min 3 stele.
Camerele trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:
· Sa fie de un standard ridicat, curate si confortabile
· Sa fie luminoase si spatioase
· Sa fie dotate cu baie (cu cada/dus) proprie
· Sa poata asigura cazarea în single (una persoana/camera).
Notă:
Membrilor echipei de proiect trebuie să li se asigure accesul în camera în maximum 30 minute din momentul sosirii în hotel.
2. Servicii de masă. Pe perioada participării la evenimente, membrii echipei de proiect vor beneficia de servicii de masă (cina in datele de 18 si19 iulie 2012/ aprox. 8 pers., pranz în data de 19 iulie 2012/ aprox 50 de pers.).
Masa va fi servita intr-un spatiu dedicat servirii mesei.
mic dejun inclus in cazare, pranz şi cină- tip sistem bufet suedez.
Nota
Servirea tuturor meselor trebuie sa se încadreze într-un anumit interval orar, comunicat de beneficiar, si nu trebuie sa depaseasca o oră (estimare pentru ora pranzului  între 12,00 şi 14,00).
3. Pauza de cafea: cafea, ceai, apa plata si minerala şi produse de patiserie, vor fi asigurate pentru toţi participanţii şi reprezentantii achizitorului.
Comanda pentru dejun (masa de prânz) va fi discutată şi confirmată de reprezentantul beneficiarului şi de cel al operatorului câştigător/ hotelului pe baza listei de prezenţă semnate de participanţii.
4. Sala pentru conferinta de presa trebuie sa corespundă următoarelor specificaţii tehnice:
Să fie dotata cu mobilier (scaune şi mese) suficient pentru toţi participanţii, videoproiector si sonorizare adecvata.
Contractorul se va consulta cu beneficiarul în ceea ce priveşte aranjamentul sălii (locul de montare a flipchart, al videoproiector, etc.) Sala va fi considerată pregatita să primească participanţii numai după ce reprezentantul beneficiarului îşi va da acordul cu privire la pregătirea sălii.
Va fi suficient de spaţioasă, astfel încât să încapă toţi participanţii confortabil, fără a crea senzaţia de supra-aglomerare
Program conferinta de presa :10,00 -13,00 (estimat).

Prestatorul va asigura marcarea locului de desfăşurare al evenimentului şi va ghida participanţii spre sală. Prestatorul va permite montarea unui rollup cu denumirea proiectului, a unor postere si alte materiale de promovare a proiectului.
Mobilierul şi echipamentele tehnice trebuie să fie instalate şi funcţionale înainte de începerea conferintei de presa. Sala complet dotată va fi pusă la dispoziţia reprezentanţilor proiectului cu o zi înainte de desfasurarea evenimentului, începând cu ora 18,00.
Contractorul va inspecta sala prin reprezentantul său, asigurându-se că toate facilitatile solicitate sunt furnizate conform solicitarilor.
5. Asigurarea spatiilor de parcare – gratuit, pentru participanţii la evenimente
Nota
Contractorul, inclusiv toti angajatii, agentii şi orice altă persoană implicată în furnizarea de servicii în cadrul prezentului contract, au obligativitatea de a avea un comportament respectuos, profesional faţă de toţi participanţii.

Alte cerinţe:

1. Operatorul economic va examina cu atenţie şi va respecta toate instrucţiunile, formularele, condiţiile, precum şi specificaţiile tehnice. Exercitarea capacităţii profesionale se va dovedi prin : Certificatul de înregistrare emis de Oficiul Registrului Comerţului – în copie certificata pentru conformitate cu semnatura şi ştampila; Certificat Constatator eliberat de Oficiul Registrului Comerţului – în original sau copie certificata pentru conformitate cu semnatura şi ştampila, din care sa rezulte existenta obiectului de activitate in domeniul serviciilor achizitionate; Brevet de Turism si Licenta de Turism, în copie conformă cu originalul, semnată şi ştampilată;
2. Prin depunerea unei oferte, Ofertantul acceptă în totalitate şi fără restricţii condiţiile prezentei documentatii de atribuire ca bază unică de desfăşurare a acestei proceduri, indiferent de propriile sale condiţii de vânzare, la care renunţă prin depunerea ofertei. Orice rezerve incluse în ofertă duc la respingerea ofertei.
3. Ofertanţii poartă exclusiv răspunderea pentru examinarea cu atenţia corespunzătoare a Anuntului/Specificatiilor tehnice, precum şi pentru obţinerea tuturor informaţiilor necesare cu privire la orice fel de condiţii şi obligaţii care pot afecta în vreun fel suma sau natura ofertei sau execuţia contractului.
4. În plus, prin trimiterea ofertelor, se consideră că ofertanţii au luat la cunoştinţă de toate legile, actele şi reglementarile relevante din România, care pot afecta în orice fel operaţiunile sau activităţile ce sunt subiect al acestei proceduri de atribuire şi a contractului ce rezulta din aceasta.

Cerinţele minimale solicitate de autoritatea contractantă sunt expuse în tabelul de mai jos:

Număr de
participanţi
Aproximativ 50 de persoane (participanti şi echipa de experti) Program desfăşurare conferinta :
10,00 -13,00 estimat, cu o pauză de cafea la primire/ inceput (durată de 30 min)
Data desfăşurării 19.07.2012
Locaţie: zona Maramures
Săli 1 sala – capacitate minim 50 de persoane/nr persoane participante la eveniment Dotări sală
Boxe, microfon fix, Microfon mobil, Wireless, Proiector, Ecran proiectie, Laptop, Pupitru pt vorbitor, Flipchart echipat,1 masa in afara salii pentru secretariatul tehnic (inregistrarea participantilor)
Cazare
Mic dejun – Inclus in pretul camerei

Aprox 8 camere in regim single pentru perioada 18 -20 iulie 2012 – 2 nopţi,
Locaţie: Maramures Asigurarea serviciilor de cazare, de restaurant si sala în care se va desfăşura evenimentul.
Persoanele care se vor caza vor sosi în ziua de 18.07.2012 şi vor servi cina. Cazarea se va face în maxim 30 de minute.

Regim single cu mic dejun inclus

Localizare intr-o zona usor accesibila, serviciile de cazare, masa si sala de conferinte asigurate in cadrul aceleeasi locatii sau in locatii apropiateCinaAprox 8 persoane x 2 cina( în datele de 18 si 19 iulie 2012)PrânzAprox 50 persoane/ 20 iulie 2012Pauză de cafeaAprox 50 persoane/ 20 iulie 2012

Estimare: ora 10,00 la primirea participantilor/ inceputul evenimentuluiCafea, ceai, apă plată şi minerala, zahăr, indulcitor, produse patiserie dulci şi sărate
Accesorii servire de unica folosinta: pahare plastic, linguriţe, farfuriuţe, şerveţele.

Oferta depusă de ofertanţi trebuie să cuprindă:

Condiţii de elaborare a ofertei :
Pentru elaborarea ofertei financiare şi implementarea activităţilor trebuie respectate prevederile Ordinului comun al ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale şi al ministrului finanţelor publice nr. Nr.1117/2170 din M.Of. 23.08.2010 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate şi a cheltuielilor eligibile în cadrul operaţiunilor finanţate prin Programul Operaţional Sectorial – Dezvoltarea Resurselor Umane  2007 -2013.

Oferta financiara va include:
•  costul rezervarii camerelor cu mic dejun inclus in pretul camerei;
•  costul pranzului si cinei, tip bufet suedez;
•  costul punerii la dispozitie a salii de conferinte pe durata sejurului contractat care include si costurile pentru pauza de cafea;
•  orice alte taxe legale de statiune, etc.

Pretul este ferm si nemodificabil pe toată durata desfăsurării contractului.

SPECIFICATII FINANCIARE - Pretul ofertat va fi exprimat in RON, fara TVA, va fi unic si final si va cuprinde toate cheltuielile prestatorului.

MODALITATE DE PLATA  - Plata se efectuează prin ordin de plata după desfasurarea evenimentului in maxim 20 zile calendaristice de la data emiterii si transmiterea facturii de către prestator, conform clauzelor contractuale.
În calitate de subcontractant, conform reglementărilor AMPOSDRU, prestatorul va furniza la cerere organismelor de audit şi control ale beneficiarului, inclusiv ale AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat toate informaţiile necesare privitoare la activitatea subcontractată.

INSTRUCTIUNI PENTRU OFERTANTI
- Nu se accepta actualizarea pretului contractului.
- Ofertantul va emite factura dupa finalizarea serviciilor solicitate de beneficiar si receptia acestora prin intocmirea si semnarea procesului verbal.
-  Plata facturilor se va face in termen de maxim 20 zile calendaristice de la data emiterii si comunicarii facturii.
- Pretul final al contractului va fi constituit din valoarea insumata a cazarilor efective si a costurilor corespunzatoare numarului de participanti si va putea fi sub valoarea estimata initial adica sub valoarea contractului atribuit. Aceasta situatie care poate aparea din motive neimputabile achizitorului nu da dreptul ofertantului castigator sa solicite achizitorului daune, penalitati sau orice alte despagubiri. Numarul de persoane precizat este estimativ si poate varia. Prestatorul va primi lista finala cu numarul/ numele participantilor cu 2 zile inainte de eveniment. Se vor factura doar costurile  aferente numarului de persoane care au participat la evenimente (cazare/ masa).

Beneficiarul poate anula sau modifica cantitatile prevazute in documentatia de atribuire/anunt, daca hotararea de anulare sau modificare se transmite prestatorului inainte cu cel putin 48 de ore de prestarea serviciilor.

Beneficiarul poate solicita, in functie de necesitati alte cantitati decat cele din documentatia de atribuire (specificatiite tehnice) fara depasirea valorii totale a contractului
Prestatorul se obliga sa accepte prestarea serviciilor indiferent de numarul solicitarilor de cazare. Cerintele prezentului caiet de sarcini/ anunt sunt obligatorii pentru ofertanti.

Ofertantii trebuie sa examineze cu atentie si sa respecte toate instructiunile, conditiile formulate in specificatiile incluse in caietul de sarcini.

Mircea Nicusor TIMOFTE
Preşedinte OAMGMAMR

Descarca Anunt_ID59703 (260.608 kB) - Document complet. Include formularele pentru licitatie.

Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013: Investeşte în oameni! Contract nr. POSDRU / 80 / 2.3 / S / 59703 Titlul proiectului: „Orientarea profesională și calificarea angajaților din sectorul sanitar – O șansă pentru viitor!”